| Contributors | : | Pramudya Yudhatama, S.H., C.L.A., and Anis Sambuaga Telaumbanua, S.H. |
| Reviewer | : | Noverizky Tri Putra Pasaribu, S.H., LL.M. (Adv.) |
- Background
Meningkatnya mobilitas masyarakat lintas negara telah membawa implikasi hukum yang signifikan, khususnya dalam hal penggunaan dan pengakuan dokumen publik di yurisdiksi asing. Dalam praktiknya, kebutuhan akan legalisasi dokumen tidak hanya berkaitan dengan aspek administratif semata, tetapi juga menyentuh persoalan kepastian hukum, efisiensi pelayanan publik, serta daya saing negara dalam mendukung aktivitas pendidikan, ketenagakerjaan, dan bisnis internasional. Oleh karena itu, penyederhanaan mekanisme legalisasi dokumen menjadi isu penting yang memerlukan respons regulatif yang adaptif dan terstandar secara internasional.
Sebelumnya, Indonesia telah memiliki regulasi perihal Apostille ini, melalui Permenkumham 6/2022, namun selanjutnya, sebagai bentuk penyempurnaan pengaturan di tingkat nasional, Menteri Hukum kemudian menetapkan Permenkum 50/2025, yang sekaligus mencabut dan menggantikan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 6 Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille karena dinilai sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan hukum dan kebutuhan masyarakat, sehingga perlu diganti. Hal ini tertera dalam bagian Menimbang poin a. Permenkum 50/2025. Lantas bagaimana pengaturan melalui Permenkum 50/2025, berikut adalah pembahasannya :
- Legal Basis
- Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2022 Tentang Layanan Legalisasi Apostille Pada Dokumen Publik (“Permenkumham 6/2022”)
- Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille (“Permenkum 50/2025”)
Dalam konteks pengaturan tersebut, perlu dipahami apa itu Apostille. Maka pengertiannya dapat kita temukan dalam bunyi ketentuan berikut :
“Legalisasi Apostille yang selanjutnya disebut Apostille adalah tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan Pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi.”
(vide Pasal 1 ayat 1 Permenkum 50/2025)
Keberadaan Apostille sendiri memberikan jaminan bahwa dokumen yang bersangkutan benar-benar diterbitkan oleh pejabat yang berwenang, sehingga dapat diterima dan diakui oleh otoritas di negara tujuan tanpa memerlukan legalisasi tambahan. Permenkum 50/2025 juga secara rinci mengatur ruang lingkup dokumen publik yang dapat diajukan untuk memperoleh Apostille. Berikut adalah diantara dari dokumen yang diliputi oleh Permenkum 50/2025 :
“(2) Apostille sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan dipergunakan di wilayah negara lain yang menjadi negara peserta Konvensi.
(3) Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:
- Dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau Pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera pengadilan, atau jurusita;
- Dokumen administratif;
- Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris; dan
- sertifikat resmi yang dilekatkan pada Dokumen yang ditandatangani oleh perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu Dokumen, atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu Dokumen pada tanggal tertentu, dan pengesahan tanda tangan oleh Pejabat dan notaris.”
(vide Pasal 2 ayat (2) dan (3) Permenkum 50/2025)
Namun demikian, lebih lanjut Pasal 2 ayat (4) Permenkum 50/2025 ini memberikan pengecualian terhadap jenis dokumen tertentu, seperti dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler, dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan, serta dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 Perpres 2/2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing).
Dari sisi prosedural, Permenkum 50/2025 menegaskan bahwa permohonan Apostille dilakukan oleh pemohon kepada Menteri melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (“Dirjen AHU”) dan dilakukan secara elektronik. Permohonan yang disampaikan oleh pemohon dalam hal ini meliputi permohonan terhdap dokumen dan menghasilkan sertifikat Apostille yang dilekatkan dengan dokumen yang dimohonkan atau permohonan terhadap dokumen yang ditandatangani secara elektronik berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan menghasilkan sertifikat e-Apostille yang dilekatkan secara elektronik dengan dokumen yang dimohonkan dan disampaikan secara elektronik kepada pemohon. Hal ini tertuang dalam Pasal 3 ayat (2) dan (3) Permenkum 50/2025.
Pemohon, diwajibkan mengisi formulir permohonan yang paling sedikit memuat identitas pemohon, identitas penerima kuasa jika permohonan diajukan melalui kuasa, negara tujuan penggunaan dokumen, jenis dokumen, nama dan nomor dokumen serta nama pemilik tertera pada dokumen yang akan di mohonkan Apostille, nama pejabat yang menandatangani, serta instansi penerbit dokumen. Selain itu, pemohon juga harus mengunggah dokumen pendukung berupa kartu identitas diri, kartu identitas kuasa dan surat kuasa apabila permohonan dikuasakan, serta dokumen yang akan dimohonkan Apostille. Ketentuan berikut, dapat kita temukan dalam Pasal 3 ayat (4) dan (5) Permenkum 50/2025.
Setelah permohonan diajukan, dilakukan proses verifikasi oleh Dirjen AHU dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah permohonan dinyatakan lengkap. Verifikasi tersebut meliputi pencocokan data dalam formulir permohonan dengan dokumen pendukung, pemeriksaan kesesuaian nama Pejabat, jabatan, tanda tangan Pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada Dokumen dengan spesimen yang tersimpan pada pangkalan data Dirjen AHU, serta pemeriksaan keabsahan tanda tangan elektronik untuk Dokumen elektronik. Ketentuan ini terdapat dalam Pasal 5 ayat (2) dan (3) Permenkum 50/2025.
Permohonan Apostille juga dapat ditolak apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian data baik antar dokumen, maupun data dengan pangkalan data Dirjen AHU, atau ketidakabsahan tanda tangan elektronik. Penolakan disampaikan secara elektronik disertai alasan penolakan. Ketentuan ini terdapat dalam Pasal 6 Permenkum 50/2025. Selain penolakan, sebelumnya permohonan juga dapat dikembalikan. Pengaturan atas hal ini terdapat pada Pasal 4 Permenkum 50/2025.
Namun, apabila permohonan dinyatakan memenuhi seluruh persyaratan, pemohon diwajibkan melakukan pembayaran biaya Apostille sesuai dengan ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak (“PNBP”) yang berlaku dengan jangka waktu pembayaran paling lama 7 (tujuh) hari Kalender sejak pemberitahuan diterbitkan. Dalam hal pemohon tidak melakukan pembayaran sesuai dengan jangka waktu tersebut, maka surat perintah bayar tidak dapat digunakan untuk melakukan pembayaran. Dalam hal ini maka yang dapat dilakukan adalah mengajukan kembali permohonan Apostille. (vide Pasal 7 Permenkum 50/2025)
Namun, apabila pembayaran telah dilakukan, pemohon memperoleh pemberitahuan secara elektronik untuk pengambilan sertifikat Apostille. Pengambilan sertifikat Apostille dapat dilakukan setelah pembayaran tersebut. Pengambilan sertifikat Apostille dilakukan oleh pemohon atau oleh kuasa, jika dikuasakan dengan menunjukkan Dokumen yang dimohonkan Apostille di loket pelayanan Apostille pada kantor pusat atau kantor wilayah Kementerian Hukum. (vide Pasal 8 Permenkum 50/2025)
Pengambilan Apostille dilaksanakan paling lama 60 (enam puluh) hari kalender sejak pembayaran dilakukan. Apabila tidak diambil dalam jangka waktu yang ditentukan maka permohonan dan pembayaran dianggap hangus dan pemohon dapat mengajukan permohonan kembali. Ketentuan ini dapat ditemukan di Pasal 9 Permenkum 50/2025.
Selanjutnya, terhadap sertifikat Apostille yang telah diterbitkan, Dirjen AHU membuat register sertifikat Apostille yang paling sedikit memuat nomor dan tanggal sertifikat, nama dokumen yang dimohonkan, dan nama pejabat, jabatan, dan nama lembaga dari pejabat yang menandatangani dokumen. Sertifikat yang telah diterbitkan berikut registernya selanjutnya disimpan dalam pangkalan data Dirjen AHU. (vide Pasal 10 Permenkum 50/2025)
- Kesimpulan
Permenkum 50/2025 tentang Layanan Apostille merupakan langkah strategis pemerintah dalam menyempurnakan sistem legalisasi dokumen publik Indonesia menyikapi perkembangan dan selaras dengan kebutuhan masyarakat yang semakin beragam. Melalui pengaturan yang lebih komprehensif, Permenkum 50/2025 ini memberikan kepastian hukum serta efisiensi bagi pemohon dalam mengurus pengesahan dokumen untuk digunakan di luar negeri. Penegasan kewenangan Dirjen AHU sebagai otoritas Apostille juga memperjelas struktur administrasi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan layanan tersebut.
Lebih lanjut, pengaturan mengenai ruang lingkup dokumen, mekanisme permohonan elektronik, proses verifikasi, hingga penerbitan sertifikat Apostille mencerminkan upaya negara dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik yang transparan dan terdokumentasi dengan baik. Dengan diterapkannya Permenkum 50/2025, diharapkan layanan Apostille tidak hanya menjadi instrumen administratif semata, tetapi juga berperan sebagai sarana pendukung mobilitas masyarakat dan aktivitas lintas negara yang membutuhkan pengakuan dokumen publik Indonesia. Pada akhirnya, keberhasilan implementasi Permenkum 50/2025 ini akan sangat bergantung pada kesiapan infrastruktur, sosialisasi kepada masyarakat, serta konsistensi pelaksanaan oleh otoritas terkait, sehingga tujuan dari Permenkum 50/2025 ini dapat tercapai dan terlaksana dengan optimal.
For further information, please contact: